Sociala medier

Ansvariga för en kanal i sociala medier får inte använda privata konton för dess administration. Om möjlighet finns måste tvåfaktorsinloggning aktiveras.

Kontot/sidans namn ska ha en tydlig namnsättning som anger verksamheten. För att tydliggöra att det är Höglandsförbundets verksamhet ska profilbilden, ofta den bild som syns intill
kontots/sidans namn, alltid kunna kopplas till Höglandsförbundet.

Verksamheter som har tillstånd att arbeta med särprofilering kan använda särprofileringslogotypen som profilbild, men ska förtydliga i text att verksamheten är en del av Höglandsförbundet.

Det är viktigt att användarna av det sociala mediet får information om:

• vilka kommentarer/inlägg som inte får publiceras på sidan
• vad vi gör om en användare inte följer rekommendationerna
• hur personuppgifter hanteras
• att inlägg blir allmänna handlingar
• under vilka tider kanalen bevakas så att användaren vet när eventuell återkoppling kan väntas.
  

Kontot måste hänvisa till hoglandet.se/socialamedier där information om detta finns.

Inlägg ska följa kontots syfte. Vi ska kommunicera vårdat, enkelt och begripligt enligt principerna för klarspråk.

I flera sociala medier är bilden den bärande delen, välj därför bilder med omsorg. Användning av bilder ska följa gällande lagstiftning.

Raderade inlägg ska sparas. Raderad information gallras enligt informationshanteringsplan.

Det är den person som har fått i uppdrag att hantera det sociala mediet som har ansvar för hantering av kommentarer och meddelanden. Det är viktigt att denna person har daglig uppsikt över kanalen.

Ansvaret innebär att:

• Hantera kommentarer och meddelanden.
• Bevaka och eventuellt moderera diskussioner.

Tänk på följande:

• Vi bör svara snabbt, inom ett dygn på vardagar, men exakt hur snabbt svar som krävs avgörs av val av kanal.
• Svara alltid som administratör av kontot, och inte med ett privat konto.
• Vid svar, ange alltid förnamn, titel eller verksamhet, till exempel: Lisa, bibliotekarie.
• Svara gärna med ett personligt tilltal utan att bli privat.
• Förbundet kan bli skadeståndsskyldig om vi lämnar felaktiga upplysningar eller råd. Skriv därför inget som kan uppfattas som råd eller upplysningar som kan få ekonomiska konsekvenser.
• Alla frågor behöver inte besvaras. Ibland förs diskussioner och erfarenhetsutbyten mellan personer som inte utgör direkta frågor. Utifrån diskussionens eller frågans karaktär och relevans måste en bedömning göras om kommentaren bör bemötas eller inte.

Ansvaret innebär att följande ska raderas:

• Upphovsrättsintrång eller intrång i andra rättigheter som skyddas av upphovsrättslagen.
• Kränkningar som berör etnisk folkgrupp, sexuell läggning, kön, politisk tillhörighet, yrke eller religion.
• Hot, trakasserier, förolämpningar, person- och ärekränkande inlägg, skvaller eller förtal.
• Svordomar och obscena ord.
• Marknadsföring och reklam för enskilda företag och produkter.
• Olaga våldsskildring, barnpornografibrott eller pornografi.
• Uppmaningar till brott, uppvigling eller något som på annat sätt bryter mot svensk lag.
• Partipolitiska debatter. Dessa ska hänvisas till andra politiska forum, till exempel till politiska partier, ansvarig nämnd eller allmänhetens frågestund i kommunfullmäktige.
• Inlägg eller kommentarer som innehåller sekretess eller personuppgifter

Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. De inlägg som vi gör i sociala medier, och kommentarer och meddelanden som andra skickar till oss, blir allmänna handlingar.

Allmänna handlingar behöver i regel inte diarieföras. Det räcker med att de hålls ordnade i det sociala mediet där det framgår om de upprättats av kommunen eller inkommit från någon annan, och när det har skett, så att de kan tas fram på begäran.

Kanaler inom sociala medier som inte uppdateras ska avslutas. Både passivitet och nedstängning kan skada Höglandsförbundets varumärke, och därför bör detta göras i samråd med kommunikatörerna.

Information om Höglandsförbundets samlade användning av sociala medier, till exempel Facebook-sidor och Instagram-konton, ska samlas på Höglandsförbundets webbplats,
hoglandet.se.

Det finns flera olika lagar som vi måste förhålla oss till när vi använder sociala medier, till exempel:

• Tryckfrihetsförordningen
• Offentlighets- och sekretesslagen
• Förvaltningslagen
• Upphovsrättslagen
• Yttrandefrihetsgrundlagen
• Dataskyddsförordningen
• Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor
• Arkivlagen

Dataskyddsförordningen, eller GDPR som den också kallas, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Personuppgifter innebär allt från namn, adress, personnummer till film och fotografier där personer går att identifiera.

Syftet med dataskyddsförordningen är att värna personlig integritet. Personuppgifter får bara behandlas om det sker med stöd av någon av de rättsliga grunder som anges i dataskyddsförordningen. Det måste alltid finnas ett fastställt ändamål med behandlingen av personuppgifter. Med behandling avses alla typer av åtgärder som görs med en
personuppgift. Det kan vara insamling, registrering, lagring, bearbetning, publicering eller annan spridning. Informationsplikt gäller vid all behandling av personuppgifter. Den som behandlar en personuppgift måste alltså informera den berörda personen om detta

Riktlinjerna för sociala medier är styrande och antas av Höglandsförbundets förbundsledningsgrupp.
Förbundsledningsgruppen ansvarar för att ta fram riktlinjerna och genomföra en regelbunden översyn.

Varje verksamhetsansvarig chef har ett kommunikationsansvar inom sitt verksamhetsområde, och i de fall sociala medier används därmed även ett ansvar för att riktlinjerna följs inom
verksamheten.